Imps&Elfs brengt kantoorautomatisering en bedrijfskritisch ERP-systeem naar cloud
Imps&Elfs is opgericht in 1997. De missie van Imps&Elfs is het maken van duurzame en innovatieve baby- en kinderkleding zonder franjes. Het hoofdkantoor is gevestigd in Amsterdam-Zuid. Hier wordt de kleding ontworpen en worden concepten uitgedacht. Met 22 man in dienst zou je het een kleine multinational kunnen noemen, want het merk wordt overal ter wereld verkocht; Antwerpen, Londen, Parijs, Milaan en New York.
In 2012 besluit Imps&Elfs de hele IT-infrastructuur te herzien en wordt UCAAS als partner geselecteerd. Dirk Vis, manager finance & operations bij Imps&Elfs en onder meer verantwoordelijk voor IT, vertelt over de succesvolle samenwerking. Op welke voorwaarden heeft Imps&Elfs gekozen voor een migratie naar de cloud en wat heeft het opgeleverd?
Het cloud-voordeel
Toen Imps&Elfs besloot om diverse functionaliteiten te gaan bundelen in één ERP-systeem, was dit direct een mooi moment om de hele IT-infrastructuur te herzien. Dirk Vis: “Onze software was verouderd en we hadden te maken met servers die aan het eind van hun latijn waren. We wilden beiden in één keer aanpakken en zo kwamen we terecht bij UCAAS.”
Tot nu toe had Imps&Elfs de IT-infrastructuur in huis draaien met een externe beheerder die eens in de 2 à 3 weken langs kwam. Maar omdat de organisatie de servers graag uit huis wilde plaatsen, werden de mogelijkheden van een cloud-oplossing in kaart gebracht. “Het werken in de cloud sprak mij aan, omdat het ons ontzettend veel voordelen biedt”, zegt Dirk Vis. “Doordat je per eindgebruiker betaalt kan je heel gemakkelijk op- en afschalen. Dit biedt veel flexibiliteit. Ook de werkplekken zijn nu flexibel en we beschikken altijd over de laatste software. Daarnaast is de backup nu ook automatisch geregeld, wat een stuk praktischer is. Onze core business is natuurlijk het maken en verkopen van kleding. We willen niet te veel bezig zijn met IT. Door de IT-infrastructuur naar de cloud te migreren, wordt ons werk uit handen genomen.”
Leveren wat je belooft
Naast de kantoorautomatisering is ook het nieuwe ERP-systeem ondergebracht bij UCAAS. Dirk Vis vervolgt: “Dit is een bedrijfskritisch systeem. Als de server hiervan uitvalt kunnen we helemaal niks, want vanaf de tekening tot en met de verkoop van een kledingstuk, is alles afhankelijk van het ERP-systeem. We wilden dus een partij waar we volledig op kunnen vertrouwen. Dit vertrouwen straalt UCAAS uit. Ze leveren state of the art service en het leveren van cloud-oplossingen is hun core business. Ze zijn dus een echte specialist. Een ander essentieel punt is het feit dat UCAAS een succesvolle migratie garandeert. Geen uurtje factuurtje, maar gewoon fixed fee. Doordat je pas hoeft te betalen als alles goed is, krijg je altijd geleverd wat is beloofd!”
De implementatie is in mei 2012 van start gegaan en heeft uiteindelijk langer geduurd dan van te voren was gepland. Dit kwam doordat Imps&Elfs de implementatie gefaseerd wilde doen om deze synchroon te laten lopen aan de fases in de ERP-implementatie. Dirk Vis: “De flexibele houding van UCAAS hierin was erg prettig, want er werd niet star vastgehouden aan de planning, maar juist meegedacht. De implementatie verliep dan ook vlekkeloos. Eigenlijk heeft bijna niemand hier er iets van gemerkt. En dat is op zich al een groot compliment. UCAAS heeft alles klaar gezet en op een zaterdag alles omgezet. Op maandag was er iemand van UCAAS aanwezig om eventuele opstartproblemen te ondervangen. Ik vind dat je dat gerust uniek mag noemen!”
Meedenken
Ook na de implementatie blijft UCAAS zich proactief bezig houden met Imps&Elfs. Dirk Vis: “Het werken in de cloud bevalt ons hartstikke goed. Het mooie is dat we overal ter wereld dezelfde desktop hebben als hier op kantoor. Enkele van onze medewerkers moeten voor werk naar bijvoorbeeld India. Het is dan fijn dat als je inlogt, dat je gewoon in dezelfde omgeving werkt. Nog altijd hebben we regelmatig contact met UCAAS en de service beperkt zich niet tot werktijden. Er wordt continu met ons meegedacht over nieuwe stappen of verbeteringen. Dit is heel waardevol voor ons. De cloud is geen wondermiddel, want het blijft IT en issues zal je altijd houden. Maar het is fijn om een partner te hebben waar je 24/7 op kunt terugvallen en die echt een proactieve dienstverlening biedt. Bij UCAAS heb je korte lijnen. Mede dankzij deze samenwerking zijn wij klaar voor de toekomst.”