De Vrije Academie is in 1990 opgericht en inmiddels uitgegroeid tot een bekend instituut dat zich bezig houdt met het overbrengen van onder andere kunsthistorische kennis aan de consument. Daarbij organiseert de Vrije Academie ook excursies, reizen en diverse lezingen. De Vrije Academie heeft ongeveer 100 freelance docenten in dienst, bijna 40 collegeplaatsen in heel Nederland en heeft jaarlijks ongeveer 30.000 inschrijvingen. Peter van Duinen, directeur van de Vrije Academie, vertelt over een roerige IT periode, waarin UCAAS de redder in nood bleek.
De IT-infrastructuur van de Vrije Academie was ondergebracht op eigen locatie. De implementatie hiervan werd verzorgd door een partner en UCAAS verzorgde de helpdesk. Peter van Duinen: “Ons meest cruciale systeem is het Microsoft Dynamics CRM-systeem, dat is gekoppeld aan ons CMS en de website. Ik schat dat 94 procent van onze business online is. In september dit jaar, vlak voor de start van een nieuw seizoen, werd een rampscenario werkelijkheid. De server crashte en de back-up bleek nooit gewerkt te hebben. Hierdoor kwam onze verkoop stil te liggen. UCAAS was hier niet verantwoordelijk voor, maar is toen direct ingesprongen en heeft zoveel mogelijk hersteld. Echt een redder in nood. Ze hebben ons toen meteen geadviseerd om naar de cloud te migreren.”
“Vanaf dit moment is onze samenwerking met UCAAS eigenlijk van start gegaan. Om de migratie naar de cloud te bewerkstelligen is Microsoft Dynamics geüpdatet naar de nieuwste versie. Hierdoor werken we nu met de laatste software. De samenwerking met UCAAS bevalt erg goed want ze doen wat er beloofd wordt. Je betaalt bijvoorbeeld pas na de oplevering. Dat straalt enorm veel vertrouwen uit”, aldus Peter van Duinen.
Peter van Duinen vervolgt zijn verhaal: “Alles is nu verhuisd naar de cloud, ook de Microsoft Exhange Server, die eerst nog on-premise was. De migratie is goed gegaan, omdat de eindgebruiker centraal werd gesteld. Zo vond deze bijvoorbeeld plaats in het weekend. Daarbij kan ik de mannen van UCAAS bijna dag en nacht bereiken als er iets is. Ze zijn het aanspreekpunt voor alle ICT- gerelateerde zaken, ook als zij niet de eindverantwoordelijke zijn, zoals voor de telefonie. Dat was een belangrijke eis bij onze keuze voor UCAAS. Gezien onze voorgeschiedenis, laat ik nog altijd een hardcopy back-up branden, hoewel ik er nu alle vertrouwen in heb. Maar, je kan niet zeker genoeg zijn! Ik ben blij met UCAAS en ik hoop dat we nog lang kunnen samenwerken.”